Jak potrącać kwoty z wynagrodzenia pracownika? – Biuletyn Finanse Publiczne

Warto znać zasady dokonywania potrąceń z wynagrodzenia, gdyż ich naruszenie naraża Twoją jednostkę jako pracodawcę na zarzut bezpodstawnego obniżenia należnej wypłaty, które stanowi wykroczenie (art. 282 §1 pkt 1 kp). Pracownikom daje zaś prawo wystąpienia do jednostki z roszczeniem o zapłatę nienależnie potrąconego wynagrodzenia.

Potrącenie jest to pomniejszenie przysługującego pracownikowi wynagrodzenia, przez odliczenie od niego oznaczonych w przepisach prawa pracy kwot i w wysokości dopuszczonej przez te przepisy. Kodeks pracy ściśle określa możliwe do akceptacji potrącenia (art. 87 kp).

Jednym słowem Twoja jednostka jako pracodawca dokonując potrącenia z wynagrodzenia, zatrzymuje część wynagrodzenia pracownika, by przekazać ją na wcześniej wskazany cel, a pracownik otrzymuje mniej, niżby się spodziewał.

Które składniki wynagrodzenia podlegają potrąceniu?

Potrąceń dokonujesz z przysługującego pracownikowi wynagrodzenia. Wynagrodzenie podlegające potrąceniu obejmuje wszystkie zmienne i stałe składniki wynagrodzenia przysługujące za dany okres (art. 87 § 5 i art. 87 § 8 kp). Potrąceń dokonujesz również ze składników wynagrodzenia za okresy dłuższe niż jeden miesiąc.

Podstawę potrąceń stanowią także:

• nagrody z zakładowego funduszu nagród,
• dodatkowe wynagrodzenie roczne,
• wynagrodzenie urlopowe,
• ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy,
• odprawy emerytalne lub rentowe oraz
• inne dodatki wypłacane w związku z pozostawaniem w stosunku pracy lub ustaniem stosunku pracy (art. 87 § 5 i art. 87 § 8 kp).

Uwaga!

Zanim dokonasz potrącenia, musisz pomniejszyć wynagrodzenie łączne o:

• odliczone składki na ubezpieczenia społeczne, oraz
• zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Nie możesz dowolnie dokonywać potrąceń z wynagrodzenia pracownika - pamiętaj o ograniczeniach!

Ograniczenia w dokonywaniu potrąceń dotyczą:

• kolejności potrąceń,
• tytułów (rodzaju) potrącanych kwot,
• wysokości potrącanych kwot.

Kolejność dokonywania potrąceń

Kolejność potrąceń określona w art. 87 § 1 kp

Kolejność
1.	Sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych.
2.	Sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne.
3.	Zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi.
4.	Kary pieniężne przewidziane w art. 108 kp.

Przed dokonaniem potrąceń określonych w art. 87 § 1 kp masz prawo odliczyć w pełnej wysokości kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia.

Te kwoty możesz potrącić tylko przy najbliższym terminie płatności wynagrodzenia (wyrok Sądu Najwyższego z 4 października 1994 r., sygn. I PRN 71/94, OSNP 1995/7/89).

Potrąceń dokonujesz w miarę środków pozostających po potrąceniu kwot z kolejnych tytułów. W praktyce może zatem okazać się, że wierzytelności znajdujące się w dalszej kolejności mogą zostać niezaspokojone.

Przykład

Pracownik za listopad 2006 r. uzyskał ze stosunku pracy przychód w wysokości 2 000 zł (1 364,54 zł netto).

Z wynagrodzenia pracownika potrąceniu podlegają:

• świadczenie alimentacyjne w wysokości 400 zł,
• nierozliczona zaliczka pieniężna w wysokości 100 zł,
• składka z tytułu ubezpieczenia na życie w wysokości 35 zł.

Po uwzględnieniu wszystkich potrąceń, pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie w wysokości 829,54 zł.