Upomnienie w sprawie nieuregulowanych należności – Biuletyn Finanse Publiczne

Jedną z  formalno-prawnych form dochodzenia swoich należności jest „Upomnienie”. Jest to  pośrednia forma egzekwowania należności pomiędzy „Monitem (przypomnieniem o  konieczności uregulowania zobowiązania), a „Wezwaniem do zapłaty”.

Upomnienie wskazuje na zrozumienie wierzyciela wobec trudności z płynnością finansową dłużnika.  Jednak niezależnie od panujących warunków, istnieją nieprzekraczalne granice przedłużania terminu płatności. Aby sytuacja nie wymknęła się spod kontroli, należy bezwzględnie domagać się swoich należności.
 
Jest to dokument, w  którym wierzyciel nie przypomina, lecz stanowczo domaga się zapłaty swoich należności ze wskazaniem, iż w przypadku nie zastosowania się do warunków zawartych w upomnieniu zostaną podjęte bardziej restrykcyjne działania w celu wyegzekwowania należności.

Poniżej znajduje się wzór pisma wraz z wyjaśnieniami:
 
Wzór upomnienia w sprawie nieuregulowanych należności (plik doc)

Wyjaśnienia do wzoru

Treść upomnienia powinna zawierać:

• przypomnienie o konieczności uregulowania określonej należności
• numer dokumentu,
• tytuł należności,
• kwotę, 
• termin zapłaty,
• numer rachunku bankowego, na który dłużnik powinien przekazać kwoty zaległe.

W treści upomnienia należy wskazać numer oraz datę faktury, której dotyczy należność, jak również informację, z jakiego tytułu została wystawiona oraz jaki określa termin płatności.

Należy określić nieprzekraczalny termin zapłaty za wyszczególnioną fakturę (np. 14 dni od otrzymania upomnienia). Termin ten może być również dokładnie określoną datą uzgodnioną w drodze negocjacji.

Kwota zaległości na upomnieniu powinna stanowić wartość brutto faktury bez naliczonych odsetek. Jeżeli kontrahent dokonał już częściowej płatności należy wykazać jedynie wartość niespłaconego zadłużenia – kwotę pozostałą do zapłaty.

Warto również dodać informację, iż jeżeli dłużnik dokonał zapłaty przed otrzymaniem wezwania powinien potraktować pismo jako nieaktualne.

Przypomnienie w postaci monitu powinno zawierać również ostrzeżenie, iż dalsze opóźnienie spowoduje podjęcie niezbędnych kroków do wyegzekwowania należnej sumy. Działanie to może polegać zarówno na wszczęciu postępowania windykacyjnego, jak również na przekazaniu sprawy na drogę postępowania sądowego, które oczywiście powinno zostać poprzedzone przedsądowym wezwaniem do zapłaty.