Sprawdź, jak poprawnie ewidencjonować zaliczki udzielone pracownikowi w JSFP – Biuletyn Finanse Publiczne

Jak z pewnością wiesz, można wyróżnić następujące rodzaje zaliczek:

• zaliczki stałe, które wypłacane są pracownikom dokonującym drobnych, ale stale powtarzających się wydatków i  dokonującym bieżących zakupów (np. paliwo),
• zaliczki jednorazowe, przeznaczone np. na  pokrycie kosztów podróży służbowych,
• zaliczki na poczet wynagrodzeń.

Pamiętaj, że do  ewidencji bezspornych rozrachunków (należności i zobowiązań), roszczeń z  pracownikami z innych tytułów niż wynagrodzenia służy konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”. Na koncie tym ewidencjonujesz przede wszystkim:

1. rozrachunki z tytułu podróży służbowych (krajowych i zagranicznych),
2. koszty związane z używaniem własnych samochodów przez pracowników do celów służbowych,
3. wypłacone pracownikom zaliczki i sumy do rozliczenia na wydatki obciążające jednostkę, np. na zakupy administracyjno - gospodarcze,
4. odpłatne świadczenia na rzecz pracowników, np. sprzedaż składników majątkowych jednostki, zwrot opłat za prywatne rozmowy telefoniczne,
5. udzielone pożyczki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
6. roszczenia z tytułu niedoborów uznane przez pracownika.

Konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” obciążasz z tytułu wszelkich wypłat należności niezaliczanych do wynagrodzeń, np.

• należności dotyczących odpłatnych świadczeń,
• należności zasądzonych wyrokiem sądowym,
• obciążeń za powierzone pracownikom mienie jednostki,
• spłat zobowiązań wobec pracowników przez jednostkę.

Po stronie Ma  konta 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” ujmujesz w szczególności:

1. wydatki poniesione przez pracowników w imieniu jednostki,
2. rozliczone zaliczki i zwroty środków pieniężnych,
3. wpływy należności od pracowników.

Pamiętaj, że konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” wymaga prowadzenia ewidencji szczegółowej, która umożliwi Ci ustalenie stanu należności, roszczeń i  zobowiązań z poszczególnymi pracownikami według tytułów rozrachunków.

Na koniec okresu konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń od  pracowników, natomiast saldo Ma oznacza stan zobowiązań Twojej jednostki wobec pracowników

Zwróć uwagę, że zaliczki wypłacone pracownikom w walutach obcych możesz ujmować do czasu ich rozliczenia w równowartości waluty polskiej ustalonej przy wypłacie zaliczki.

Podstawa prawna:

• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).
• Ustawa z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. nr 249, poz. 2104 z późn. zm.).
• Rozporządzenie Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. nr 142, poz. 1020 z późn. zm.).